Fra afsluttede tilbud til fakturaer – sådan fungerer ExusTrans-fakturering
ExusTrans’ faktureringsflow er designet til at eliminere manuelle fejl, forebygge tvister og levere tydelig finansiel dokumentation for alle gennemførte transportydelser.
Overblik over ExusTrans’ faktureringsflow
Hver faktura på ExusTrans genereres ud fra verificerede platformdata. Det sikrer, at kun gennemførte og bekræftede transportopgaver indgår i faktureringen.
- 🚛 Transportordre gennemføres
- 💬 Tilbud bekræftes i chatten
- 📁 Tilbud gemmes som Afsluttet tilbud
- 🧑💼 Administrator gennemgår faktureringsperioden
- 🧾 Faktura genereres
- 📄 PDF udstedes og gemmes
Trin 1: Transporttilbud afsluttes i chatten
Når en levering er afsluttet, bekræfter begge parter gennemførslen i ExusTrans’ chatsystem. Denne bekræftelse udgør den officielle afslutning af transportydelsen.
- 📱 Bekræftelse foretages i chatten
- 📦 Leveringsstatus verificeres
- 💬 Endelig pris og omkostninger bekræftes
- 🔒 Registreringen låses til fakturering
Kun tilbud, der er fuldt bekræftet af begge parter, kan gå videre til faktureringsfasen.
Trin 2: Afsluttede tilbud gemmes som Afsluttede tilbud
Når det er bekræftet, gemmes hver afsluttet transport i systemet som et Afsluttet tilbud. Denne registrering bliver den officielle finansielle reference for faktureringen.
- 📌 Placering: Min profil → Afsluttede tilbud
- 🧾 Endelig aftalt pris
- 🛣️ Godkendte vejafgifter og tillæg
- 📍 Rute- og leveringsoplysninger
- 🕒 Tidsstempel for gennemførsel
Afsluttede tilbud kan ikke redigeres efter bekræftelse. Det sikrer faktureringsintegritet og forhindrer efterfølgende ændringer.
Trin 3: Validering og klargøring til fakturering
Før fakturagenerering validerer systemet automatisk alle Afsluttede tilbud for at sikre datakonsistens.
- 🔍 Verificering af gennemførelsesstatus
- 📄 Validering af priser og omkostninger
- 🏢 Kontrol af virksomhedsoplysninger
- 💶 Verificering af moms og land
- ⚠️ Registrering af manglende oplysninger
Tilbud, der ikke består valideringen, udelades midlertidigt, indtil de er korrigeret.
Trin 4: Administrator genererer fakturaer to gange om måneden
Fakturaer på ExusTrans genereres af administratorer efter faste faktureringscyklusser. Det sikrer forudsigelige regnskabsperioder.
- 📅 Periode 1: 1. – 14. i måneden
- 📅 Periode 2: 15. – månedens sidste dag
- 📊 Kun validerede Afsluttede tilbud medtages
- 🧠 Automatisk gruppering pr. kunde og transportør
Denne centrale genereringsproces sikrer ensartethed og overholdelse af gældende regler.
Trin 5: Automatisk provisionsberegning
ExusTrans anvender en standard platformprovision på transportørers ydelser. Provisionen beregnes automatisk og gennemsigtigt.
- 🧮 Standard sats: 20%
- 📌 Anvendes på nettoprisen for transporten
- ✅ Indgår i kundens faktura
- 📄 Fremgår af faktureringsdokumenterne
Dette system forebygger fejl i prisfastsættelsen og sikrer, at transportører altid beregner tilbud korrekt.
Trin 6: Moms- og skatteregler anvendes automatisk
Under faktureringen fastlægger systemet den korrekte momshåndtering baseret på virksomhedens placering og registreringsdata.
- 🇧🇪 Belgisk moms (21%) når relevant
- 🇪🇺 EU-omvendt betalingspligt
- 🌍 Ikke-EU uden for momsens anvendelsesområde
- 📑 Juridiske referencer tilføjes
Denne proces sikrer, at fakturaer overholder belgiske og europæiske regler.
Trin 7: PDF-fakturaer genereres
Efter beregning og validering genererer ExusTrans automatisk juridisk gyldige PDF-fakturaer.
- 🧾 Unikt fakturanummer
- 🏢 Virksomhedsidentifikation
- 💶 Prisopdeling
- 📑 Momsbemærkninger
- 📆 Udstedelsesdato og periode
Disse PDF-dokumenter er egnede til bogføring, revision og finansiel rapportering.
Trin 8: Adgang til og download af fakturaer
Alle genererede fakturaer gemmes sikkert på brugerkonti og er tilgængelige til enhver tid.
- 👤 Placering: Min profil → Fakturaer
- ⬇️ PDF-download med ét klik
- 📊 Sporing af fakturastatus
- 📁 Historisk arkiv
Brugere opfordres til at downloade og arkivere fakturaer til eget regnskab.
Fordele ved ExusTrans’ faktureringssystem
Det automatiserede faktureringsflow giver væsentlige fordele for både kunder og transportører.
- ✅ Reduceret administrativt arbejde
- ✅ Gennemsigtig prissætning
- ✅ Lavere risiko for tvister
- ✅ Dokumentation klar til revision
- ✅ Forudsigelige faktureringscyklusser
❓ Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvornår bliver et tilbud til et Afsluttet tilbud?
Et tilbud bliver til et Afsluttet tilbud, når transporten er gennemført, og begge parter bekræfter leveringen i chatten.
Hvor kan jeg se mine Afsluttede tilbud?
Du kan finde alle gennemførte opgaver under Min profil → Afsluttede tilbud.
Kan jeg redigere et Afsluttet tilbud efter bekræftelse?
Nej. Afsluttede tilbud låses efter bekræftelse for at sikre gennemsigtig og pålidelig fakturering.
Hvor ofte genereres fakturaer?
Fakturaer genereres to gange om måneden: fra den 1. til den 14. og fra den 15. til månedens sidste dag.
Hvem genererer fakturaerne?
Fakturaer genereres af ExusTrans-administratorer ved brug af verificerede data fra Afsluttede tilbud.
Indgår alle afsluttede tilbud i den næste faktura?
Ja. Alle validerede Afsluttede tilbud inden for faktureringsperioden medtages i den næste faktura.
Hvordan anvendes 20% provisionen?
Provisionen beregnes automatisk på transportørens nettopris og indgår i den endelige faktura.
Hvornår beregnes moms?
Moms beregnes automatisk under fakturagenereringen baseret på virksomhedens placering og momsregistreringsdata.
Hvornår oprettes PDF-fakturaen?
PDF-fakturaer genereres umiddelbart efter, at faktureringscyklussen er afsluttet og godkendt.
Hvor kan jeg downloade mine fakturaer?
Alle fakturaer er tilgængelige under Min profil → Fakturaer og kan downloades når som helst.
Hvad sker der, hvis mit Afsluttede tilbud indeholder forkerte oplysninger?
Du bør kontakte ExusTrans support med det samme. Rettelser kan kun foretages før fakturagenerering.
Hvorfor mangler mit Afsluttede tilbud på fakturaen?
Et Afsluttet tilbud kan være udeladt, hvis det er ufuldstændigt, under gennemgang eller mangler påkrævede data.
Kan jeg få fakturaer oftere?
Nej. Fakturaer udstedes efter faste faktureringscyklusser for at sikre ensartet bogføring.
Hvor længe opbevares fakturaer på ExusTrans?
Fakturaer opbevares sikkert på din konto og forbliver tilgængelige i overensstemmelse med lovkrav til opbevaring.
Skal jeg selv gemme kopier af fakturaerne?
Ja. Brugerne er ansvarlige for at downloade og arkivere fakturaer til eget regnskab og egne skatteoplysninger.
Konklusion
Fra bekræftelse i chatten til endelig levering af PDF håndterer ExusTrans hele faktureringsprocessen struktureret og gennemsigtigt. Ved at bruge Afsluttede tilbud som eneste sandhedskilde, anvende automatiske regler for provision og moms samt generere compliant dokumenter sikrer platformen pålidelig fakturering for alle brugere.
eXus Dev